新科議員的會議紀錄 App（2026）：用語音記筆記、追蹤待辦、趕上補助截止日

聲明：Codot 是我們的產品。下文的議員、小鎮和工作人員都是虛構的，用來呈現議會開會後一個月真實的追蹤過程。Codot 的價格來自 codot.ai；Otter、Fireflies 和 Microsoft Teams 的資訊來自它們各自的官方頁面，2026 年 11 月 5 日確認。

TL;DR:

• 新科議員每次開完會都會帶走好幾個承諾，而書記的正式會議紀錄大多不會寫進去。
• 在停車場說一段兩分鐘的摘要。 Codot 把它變成一則有決議和待辦事項的筆記，並為每個追蹤事項建立一個有日期的任務。
• 把每個承諾記在許下它的人名下，例如公共工程處長欠你的那份經費估算（免費）。
• 截止日和每週總整理屬於 Codot Max：補助申請提前兩週和提前兩天各提醒一次，每週五下午 3 點列出所有還沒完成的事。
• Otter、Fireflies 和 Teams 智慧回顧負責錄音和轉寫。 Codot 是會後負責追蹤的那一層。

一覽

• 正式會議紀錄是書記的工作，由州法規定。 以德州為例，政府機關 "shall prepare and keep minutes or make a recording of each open meeting"（應為每次公開會議製作並保存會議紀錄或錄音），而這些紀錄和錄音 "are public records"（屬於公共紀錄）（Tex. Gov't Code §551.021 and §551.022）。
• Otter 有免費的 Basic 方案，每位使用者每月 300 分鐘轉寫，每段對話上限 30 分鐘；Pro 標價每位使用者每月 $16.99，年繳折合每月 $8.33，截至 2026 年 11 月（Otter pricing）。
• Fireflies 有免費方案，含 400 分鐘儲存空間；Pro 標價每個席位每月 $18，年繳每月 $10，截至 2026 年 11 月（Fireflies pricing）。
• Microsoft Teams 智慧回顧（intelligent recap） 需要 Teams Premium 或 Microsoft Copilot 授權，而且必須開啟轉錄（Microsoft Learn）。
• Codot： 語音輸入、筆記、任務、行事曆和附備註的聯絡人都是免費的；定時與重複提醒、每日簡報、定時自動任務和郵件助理屬於 Codot Max，每月 NT$390 或每年 NT$2,990（用量是免費版的 20 倍），並有 7 天 Codot Max 免費試用（codot.ai）。

新科議員為什麼老是漏掉會後的待辦？

會漏掉，是因為正式會議紀錄記的是議會的決定，而議員自己的待辦清單哪裡都沒記。Joan Whitaker 今年當選德州 Cedar Hollow 市的市議員。她是退休的學校會計，下一次會議在 11 月 10 日星期二。

這場會開完，她聽到了四個承諾。公共工程處長 Ruben 會在週一前提出 Elm Street 人行道修繕的經費估算。公園業務協調員 Grace 需要議會為一項州級步道補助出具支持信，截止日是 12 月 4 日。市經理 Pam 會安排和每位局處首長逐一檢視預算。Joan 自己在民眾發言時段答應一位居民，會去了解 Pecan Road 排水溝的狀況。

會議紀錄由市秘書負責。紀錄會寫議會表決把人行道案移到 11 月 24 日的議程。它不會寫 Joan 答應回電給一位居民，也不會寫支持信必須在 12 月 4 日前通過。這部分是她自己的事，而她沒有助理，手邊的工具只有手機。

週二晚上 9:05，在停車場：怎麼替自己寫會議紀錄？

趁細節還清楚，發動車子前把摘要說出來。Joan 坐在市政廳停車場裡，對 Codot 說：

「11 月 10 日議會會議。決議：Elm Street 人行道移到 11 月 24 日議程，通過 10 月的帳單，規費表暫緩。待辦：Ruben 16 號週一前寄人行道經費估算。Grace 需要我們為步道補助出支持信，截止 12 月 4 日。Pam 在安排和各局處首長檢視預算。我週四前打電話給 Alvarez 先生，談 Pecan Road 排水溝的事。」

Codot 儲存一則以會議日期為標題的筆記，分成「決議」和「待辦事項」兩部分。它還為每個追蹤事項各建立一個任務，任務裡有人名和日期：「Ruben：Elm St 人行道估算」，11 月 16 日週一；「打電話給 Alvarez 先生，Pecan Road 排水溝」，11 月 12 日週四。筆記、任務和語音輸入都是免費的，Codot 也會把有日期的任務寫進 Google 日曆或 Apple 行事曆。

筆記裡是 Joan 散會後用自己的話說的內容，公開會議進行時她的手機一直放在包包裡。

一個好用的順序：先說決議，再把待辦依「誰、做什麼、什麼時候前」說出來。一句話裡沒說日期的追蹤事項，任務裡也不會有日期，最後就會被拖掉。

怎麼記住每位局處首長欠你什麼？

把每個承諾存到那個人的聯絡人裡，這樣問「Ruben 還欠我什麼？」時就有答案。說完摘要後，Joan 接著說：

「Ruben Ortiz，公共工程處長。11 月 16 日週一前欠我 Elm Street 人行道估算。他說包商報價可能分兩部分，混凝土和無障礙坡道。」

Codot 新增或更新 Ruben 的聯絡人，記下他的職稱，以及關於估算、日期和分兩部分報價的備註。附備註的聯絡人是免費的。週一估算寄來後，Joan 說 「Ruben 寄來人行道估算了，總共 38,400，其中坡道 9,100。」 這個數字記到他的聯絡人裡，任務標記為完成。

到了 1 月，Joan 已經為每位局處首長都建了聯絡人。檢視預算之前，她問 「11 月以來我跟警察局長要過哪些東西？」，就從自己的筆記裡得到一份清單。

怎麼確保補助申請的截止日不會錯過？

聽到截止日的當晚就設兩個提醒：一個早到還來得及處理，一個用來最後確認。Grace 需要議會在 12 月 4 日截止前出具步道補助的支持信。Joan 說：

「11 月 20 日週五 9 點提醒我，步道補助支持信 12 月 4 日截止；12 月 2 日週三 9 點再提醒我一次，確認 Grace 已經送出。」

Codot 設好兩個定時提醒：11 月 20 日週五 9:00（提前兩週）和 12 月 2 日週三 9:00（提前兩天）。定時提醒是 Codot Max 功能。11 月 20 日，第一個提醒出現在她的鎖定畫面上，她向 Grace 確認這封信已經排進 11 月 24 日的議程。

如果 Joan 把提醒滑掉，Codot 不會再推第二次，所以補助這件事設了兩個提醒。

週五下午 3 點：怎麼看到這週所有沒完成的待辦？

讓清單按時自己出現，不管你記不記得去看。Joan 當晚設了一個 Routine：

「每週五下午 3 點，列出本週會議筆記裡還沒完成的待辦，寫上每件事誰負責、什麼時候到期。」

定時自動任務屬於 Codot Max。11 月 13 日週五，清單是這樣的：Ruben，人行道估算，16 號週一到期；Grace，步道補助支持信，12 月 4 日到期；Pam，預算檢視，沒有訂日期。打給 Alvarez 的電話週四已經打過，打勾了。Joan 發現 Pam 那項沒有日期，就說 「週一問 Pam 預算檢視排在什麼時候。」

Codot 能把會議摘要寄成 email 嗎？

可以。Joan 說 「把今晚的議會摘要寄到我信箱」，Codot 就把筆記寄到她的收件匣，她可以轉寄或歸檔。郵件助理是 Codot Max 功能，只有 iPhone 版才有。

把會議筆記寄給其他議員之前，先問問市秘書或市府法律顧問；公開會議規定對議員之間的 email 怎麼適用，各州規定不同。

能不能拍議程或會議時程表，不用手打？

可以，Codot 看得懂照片。第一次開會時，Joan 拿到一份印出來的議會時程表，上面是未來六個月的例會和預算研討會。她拍了張照片，說 「把這些會議加到我的行事曆。」 Codot 讀出日期，把每場會議和研討會都加成行事曆項目。

你的筆記算正式會議紀錄嗎？

不算。你的筆記是個人工具，正式會議紀錄由書記或市秘書依照本州的公開會議法製作。在德州，會議紀錄必須 "state the subject of each deliberation"（載明每項審議的主題），並 "indicate each vote, order, decision, or other action taken"（標明每次表決、命令、決定或採取的其他行動）（§551.021(b)）。其他州對紀錄內容和核定時間有各自的規定。

所以請依書記的流程走，紀錄提請核定時再提出更正，不要把手機裡的摘要當成正式紀錄。議員自己關於公共事務的筆記在你所在的州怎麼認定，請問市府法律顧問。

議員用哪個會議紀錄 App 最好：Codot、Otter、Fireflies 還是 Teams 智慧回顧？

會議上許下的承諾需要一路追到完成時，就用 Codot。它是為會後的事而設計的：你口述的摘要會變成筆記、有日期的任務、聯絡人備註和提醒。Otter、Fireflies 和 Teams 智慧回顧則是聽會議本身，產生逐字稿和 AI 摘要。

來源：Otter pricing、Fireflies pricing、Microsoft Learn。

我們會這樣選。如果你的問題是那些跟著你走出會議室的承諾，先用 Codot。如果你還想要每句話的完整逐字稿，再加一個錄音工具；在德州，州法規定在場的人 "may record all or any part of an open meeting"（可以錄下公開會議的全部或任何部分）（§551.023）。如果你們議會用 Teams 開會，而且市府已經付費購買 Premium 或 Copilot，逐字稿這部分由智慧回顧負責。很多議員會兩個都用：錄音工具留存紀錄，Codot 管誰欠什麼。Codot 負責追蹤；書記的紀錄仍是正式紀錄，任務在你交給工作人員之前一直只在你自己的清單上。

更多關於語音筆記的內容，可以看 iPhone 語音筆記轉文字、如何在忘記之前記下點子和律師的案件筆記與每週摘要（英文）。

下次開會前怎麼設定好？

1. 從 App Store 在 iPhone 上安裝 Codot，並連結 Google 日曆或 Apple 行事曆。
2. 散會後、開車離開前，說出摘要：先說決議，再把每個待辦依誰、做什麼、什麼時候前說出來。
3. 把你往來的每位局處首長都加成聯絡人，寫上他們欠你什麼。
4. 設好每週總整理：「每週五下午 3 點，列出本週會議筆記裡還沒完成的待辦，寫上每件事誰負責、什麼時候到期。」
5. 每個補助或申報截止日，一次設兩個提醒：提前兩週和提前兩天。

新帳號可免費使用 7 天 Codot Max，足以涵蓋一次會議和會後一週的追蹤。試用結束後會自動回到免費版，不會扣款。

免費版包含筆記、任務、行事曆項目、附備註的聯絡人和語音輸入。定時與重複提醒、每日簡報（每天早上 7:00 產生）、像週五清單這樣的定時自動任務以及郵件助理需要 Codot Max，每月 NT$390 或每年 NT$2,990，用量是免費版的 20 倍。每日簡報和郵件助理只有 iPhone 版才有。

FAQ

小鎮議員用哪個會議紀錄 App 最好？

做會後追蹤，Codot 的免費版就能把口述摘要變成有決議、待辦和有日期任務的筆記。要逐字稿，可以用 Otter 或 Fireflies 錄下會議，它們都有免費方案，付費方案截至 2026 年 11 月約每月 $8 到 $18。

有免費的會議紀錄 App 嗎？

Otter Basic（每月 300 分鐘轉寫）和 Fireflies 免費版都可以免費錄製會議。Codot 免費版把口述摘要存成附任務的結構化筆記，不錄音。

Teams 用哪個會議紀錄 App 最好？

Microsoft Teams 智慧回顧會在 Teams 會議結束後產生 AI 筆記和建議任務；它需要 Teams Premium 或 Microsoft Copilot 授權，並開啟轉錄。

議會開完會後怎麼追蹤待辦？

散會後對 Codot 說一段兩分鐘的摘要，每個待辦依誰、做什麼、什麼時候前來說。Codot 會把它變成一則筆記，並為每個追蹤事項建立一個有日期的任務；Codot Max 上的週五 Routine 會列出所有還沒完成的事。

議員自己的筆記算正式會議紀錄嗎？

不算。正式會議紀錄由書記或市秘書依州法保存，例如《德州政府法典》第 551.021 條。請依書記的流程走。

如果你希望週二晚上那場會許下的承諾，在你走到車邊時就已經列成清單，可以在 App Store 下載 Codot。