App för mötesprotokoll för en ny kommunpolitiker (2026): anteckningar, uppföljning och bidragsdeadlines med rösten

Öppen redovisning: Codot är vår produkt. Ledamoten, staden och tjänstemännen nedan är påhittade och används för att visa en verklig månad av uppföljning efter fullmäktigemöten. Priser för Codot kommer från codot.ai; uppgifter om Otter, Fireflies och Microsoft Teams kommer från deras egna sidor, kontrollerade 5 november 2026.

TL;DR:

• En ny ledamot lämnar varje möte med en handfull löften, och de flesta av dem står inte i sekreterarens officiella protokoll.
• Säg en sammanfattning på två minuter på parkeringen. Codot gör om den till en anteckning med beslut och åtgärdspunkter, plus en daterad uppgift för varje uppföljning.
• Lägg varje löfte på den person som gav det, till exempel kostnadsberäkningen som chefen för tekniska förvaltningen är skyldig dig (gratis).
• Deadlines och veckogenomgången ingår i Codot Max: en bidragspåminnelse två veckor och två dagar innan, och på fredag kl. 15:00 en lista över allt som fortfarande är öppet.
• Otter, Fireflies och Teams-recap spelar in och transkriberar. Codot är uppföljningslagret efter mötet.

I korthet

• Det officiella protokollet är sekreterarens uppgift och styrs av delstatens lag. I Texas till exempel "shall prepare and keep minutes or make a recording of each open meeting" (ska ett offentligt organ föra och bevara protokoll eller göra en inspelning av varje öppet möte), och protokollen och inspelningarna "are public records" (är allmänna handlingar) (Tex. Gov't Code §551.021 and §551.022).
• Otter har en gratis Basic-plan med 300 transkriberingsminuter per användare och månad och en gräns på 30 minuter per samtal; Pro kostar $16.99 per användare och månad, eller $8.33 i månaden vid årsbetalning, per november 2026 (Otter pricing).
• Fireflies har en gratisplan med 400 minuters lagring; Pro kostar $18 per användare och månad, eller $10 vid årsbetalning, per november 2026 (Fireflies pricing).
• Microsoft Teams intelligent recap kräver en Teams Premium- eller Microsoft Copilot-licens, och transkribering måste vara påslagen (Microsoft Learn).
• Codot: röstinmatning, anteckningar, uppgifter, kalender och kontakter med anteckningar är gratis; påminnelser på klockslag och återkommande påminnelser, den dagliga sammanfattningen, schemalagda automatiseringar och e-postassistenten ingår i Codot Max för 179 kr i månaden eller 1 295 kr om året (20x användningen i gratisversionen), med 7 dagars gratis provperiod på Codot Max (codot.ai).

Varför tappar nya ledamöter bort sina uppföljningar?

Uppföljningar försvinner för att det officiella protokollet registrerar vad fullmäktige beslutade, medan ledamotens egen att göra-lista inte finns någonstans. Joan Whitaker valdes i år in i stadsfullmäktige i Cedar Hollow, Texas. Hon är pensionerad skolekonom, och hennes nästa möte är tisdagen den 10 november.

När mötet är slut har hon hört fyra löften. Chefen för tekniska förvaltningen, Ruben, ska ta fram en kostnadsberäkning för lagningen av trottoaren på Elm Street senast måndag. Parksamordnaren, Grace, behöver ett stödbrev från fullmäktige till ett delstatsbidrag för vandringsleder med deadline 4 december. Stadsdirektören, Pam, ska boka budgetgenomgångar med varje förvaltningschef. Och Joan själv lovade en invånare under den allmänna frågestunden att hon skulle titta på diket längs Pecan Road.

Stadssekreteraren skriver protokollet. Där kommer det att stå att fullmäktige röstade för att flytta trottoarärendet till dagordningen den 24 november. Det kommer inte att stå att Joan lovade en invånare ett samtal, eller att bidragsbrevet måste godkännas före 4 december. Den delen är hennes jobb, och utan egen personal är telefonen det verktyg hon har.

Tisdag 21:05 på parkeringen: hur skriver man mötesanteckningar åt sig själv?

Säg sammanfattningen innan du startar bilen, medan detaljerna är färska. Joan sitter på stadshusets parkering och säger till Codot:

"Fullmäktigemöte 10 november. Beslut: trottoaren på Elm Street flyttad till dagordningen 24 november, oktoberfakturorna godkända, avgiftstaxan bordlagd. Åtgärdspunkter: Ruben skickar kostnadsberäkningen för trottoaren senast måndag den 16:e. Grace behöver vårt stödbrev för ledbidraget, deadline 4 december. Pam bokar budgetgenomgångar med förvaltningscheferna. Jag ringer herr Alvarez om diket på Pecan Road senast torsdag."

Codot sparar en anteckning med mötesdatumet som rubrik, med en del för Beslut och en del för Åtgärdspunkter. Den skapar också en uppgift per uppföljning, var och en med personens namn och ett datum: "Ruben: kostnadsberäkning trottoar Elm St" måndag 16 november; "Ring herr Alvarez om diket på Pecan Road" torsdag 12 november. Anteckningar, uppgifter och röstinmatning är gratis, och Codot skriver in de daterade uppgifterna i Google Kalender eller Apple Kalender.

Anteckningen innehåller det Joan sa efteråt, med hennes egna ord, och telefonen låg kvar i väskan under det öppna mötet.

Ett mönster som fungerar: säg besluten först, sedan åtgärdspunkterna som "vem, vad, när". Om en uppföljning saknar datum i meningen får uppgiften inget heller, och då glider den undan.

Hur håller du koll på vad varje förvaltningschef är skyldig dig?

Spara varje löfte på den personens kontakt, så att frågan "vad är Ruben skyldig mig?" har ett svar. Direkt efter sammanfattningen lägger Joan till:

"Ruben Ortiz, chef för tekniska förvaltningen. Ska skicka kostnadsberäkningen för trottoaren på Elm Street senast måndag 16 november. Han sa att entreprenörens offert kanske kommer i två delar, betong och ADA-ramper."

Codot skapar eller uppdaterar Rubens kontakt med hans roll och en anteckning om beräkningen, datumet och detaljen om de två delarna. Kontakter med anteckningar är gratis. På måndagen, när beräkningen kommer, säger Joan "Ruben har skickat trottoarberäkningen, 38 400 totalt, ramperna är 9 100 av det." Beloppet hamnar på hans kontakt och uppgiften bockas av.

I januari har Joan en kontakt för varje förvaltningschef. Inför budgetgenomgångarna frågar hon "Vad har jag bett polischefen om sedan november?" och får en lista ur sina egna anteckningar.

Hur ser du till att en bidragsdeadline inte missas?

Ställ in två påminnelser samma kväll som du hör om deadlinen: en tillräckligt tidigt för att hinna agera och en som sista kontroll. Grace behöver fullmäktiges stödbrev till ledbidraget före deadline 4 december. Joan säger:

"Påminn mig fredag 20 november kl. 9 att stödbrevet för ledbidraget ska vara inne 4 december, och påminn mig igen onsdag 2 december kl. 9 att kolla att Grace har skickat in det."

Codot ställer in två påminnelser på klockslag: fredag 20 november kl. 9:00, två veckor innan, och onsdag 2 december kl. 9:00, två dagar innan. Påminnelser på klockslag är en funktion i Codot Max. Den 20 november dyker den första upp på låsskärmen, och hon kollar med Grace att brevet står på dagordningen den 24 november.

Om Joan sveper bort en påminnelse skickar Codot den inte igen, och därför får bidraget två.

Fredag 15:00: hur ser du alla öppna åtgärdspunkter från veckan?

Be om listan på ett fast schema, så att den dyker upp oavsett om du kommer ihåg att titta. Joan ställer in en Routine samma kväll:

"Varje fredag kl. 15, lista de öppna åtgärdspunkterna från veckans mötesanteckningar, med vem som ansvarar för varje punkt och datumet."

Schemalagda automatiseringar ingår i Codot Max. Fredag 13 november står det: Ruben, trottoarberäkning, senast måndag den 16:e; Grace, stödbrev för ledbidraget, senast 4 december; Pam, budgetgenomgångar, inget datum satt. Samtalet med Alvarez är redan avbockat sedan torsdag. Joan ser att Pams punkt saknar datum och säger "Fråga Pam på måndag när budgetgenomgångarna blir."

Kan Codot mejla mötessammanfattningen?

Ja. Joan säger "Mejla mig kvällens sammanfattning från fullmäktige" och Codot skickar anteckningen till hennes inkorg, där hon kan vidarebefordra eller arkivera den. E-postassistenten är en funktion i Codot Max och finns bara på iPhone.

Fråga stadssekreteraren eller stadsjuristen innan du skickar mötesanteckningar till andra ledamöter; hur reglerna för öppna möten gäller e-post mellan ledamöter beror på delstaten.

Kan du fotografera dagordningen eller mötesplanen i stället för att skriva in den?

Ja, Codot läser foton. På sitt första möte fick Joan fullmäktiges tryckta schema över ordinarie möten och budgetworkshoppar för de kommande sex månaderna. Hon tar ett foto och säger "Lägg in de här mötena i min kalender." Codot läser datumen och lägger in varje möte och workshop i kalendern.

Är dina anteckningar det officiella mötesprotokollet?

Nej. Dina anteckningar är ett personligt verktyg, och det officiella protokollet kommer från sekreteraren eller stadssekreteraren enligt delstatens lag om öppna möten. I Texas ska protokollet "state the subject of each deliberation" (ange ämnet för varje överläggning) och "indicate each vote, order, decision, or other action taken" (redovisa varje omröstning, order, beslut eller annan åtgärd) (§551.021(b)). Andra delstater har egna regler för vad protokoll ska innehålla och när de justeras.

Följ alltså sekreterarens rutin, ta upp rättelser när protokollet ska godkännas, och behandla inte en sammanfattning i telefonen som det officiella underlaget. Fråga stadsjuristen hur din delstat ser på en ledamots egna anteckningar om offentliga ärenden.

Vilken är den bästa appen för mötesprotokoll för en ledamot: Codot, Otter, Fireflies eller Teams-recap?

Använd Codot när löften från ett möte behöver följas upp tills de är klara. Den är byggd för det som händer efter mötet: din talade sammanfattning blir en anteckning, daterade uppgifter, kontaktanteckningar och påminnelser. Otter, Fireflies och Teams-recap lyssnar på själva mötet och tar fram en transkription och en AI-sammanfattning.

Källor: Otter pricing, Fireflies pricing, Microsoft Learn.

Så här skulle vi välja. Om ditt problem är löftena som följer med dig ut ur rummet, börja med Codot. Vill du också ha en fullständig transkription av varje ord, lägg till en inspelare; i Texas säger lagen att en närvarande person "may record all or any part of an open meeting" (får spela in hela eller delar av ett öppet möte) (§551.023). Om fullmäktige möts i Teams och staden redan betalar för Premium eller Copilot täcker recap transkriberingsdelen. Många ledamöter skulle använda båda: en inspelare för underlaget och Codot för listan över vem som är skyldig vad. Codot sköter uppföljningen; sekreterarens protokoll förblir det officiella, och uppgifterna stannar på din egen lista tills du skickar dem till tjänstemännen.

Mer om röstanteckningar: röstanteckningar till text på iPhone, så fångar du idéer innan du glömmer dem och ärendeanteckningar och veckosammanfattningar för advokater.

Hur ställer du in det här före nästa möte?

1. Installera Codot på din iPhone från App Store och koppla Google Kalender eller Apple Kalender.
2. Säg sammanfattningen efter mötet, innan du kör iväg: besluten först, sedan varje åtgärdspunkt som vem, vad, när.
3. Lägg till varje förvaltningschef du har kontakt med som kontakt, med vad de är skyldiga dig.
4. Ställ in veckogenomgången: "Varje fredag kl. 15, lista de öppna åtgärdspunkterna från veckans mötesanteckningar, med vem som ansvarar för varje punkt och datumet."
5. För varje bidrags- eller ansökningsdeadline, ställ in två påminnelser direkt: två veckor innan och två dagar innan.

Nya konton får 7 dagar Codot Max gratis, vilket räcker för ett möte och veckan av uppföljning efter det. När provperioden tar slut går du tillbaka till gratisversionen utan att debiteras.

Gratisversionen omfattar anteckningar, uppgifter, kalenderhändelser, kontakter med anteckningar och röstinmatning. Påminnelser på klockslag och återkommande påminnelser, den dagliga sammanfattningen (som skapas varje morgon kl. 7:00), schemalagda automatiseringar som fredagslistan och e-postassistenten kräver Codot Max för 179 kr i månaden eller 1 295 kr om året, med 20x användningen i gratisversionen. Den dagliga sammanfattningen och e-postassistenten finns bara på iPhone.

FAQ

Vilken är den bästa appen för mötesprotokoll för en ledamot i en liten kommun?

För uppföljning gör Codot om en talad sammanfattning till en anteckning med beslut, åtgärdspunkter och daterade uppgifter i gratisversionen. För en transkription spelar Otter eller Fireflies in mötet, med gratisplaner och betalplaner från ungefär $8 till $18 i månaden per november 2026.

Finns det en gratis app för mötesprotokoll?

Otter Basic (300 transkriberingsminuter i månaden) och Fireflies Free spelar båda in möten utan kostnad. Codots gratisversion sparar talade sammanfattningar som strukturerade anteckningar med uppgifter, utan inspelning.

Vilken är den bästa appen för mötesprotokoll i Teams?

Microsoft Teams intelligent recap skapar AI-anteckningar och föreslagna uppgifter efter ett Teams-möte; den kräver en Teams Premium- eller Microsoft Copilot-licens och påslagen transkribering.

Hur följer jag upp åtgärdspunkter efter ett fullmäktigemöte?

Säg en sammanfattning på två minuter till Codot efter mötet, med varje åtgärdspunkt som vem, vad och när. Codot gör om den till en anteckning plus en daterad uppgift per uppföljning, och en fredagsrutin i Codot Max listar allt som fortfarande är öppet.

Är en ledamots egna anteckningar det officiella protokollet?

Nej. Det officiella protokollet förs av sekreteraren eller stadssekreteraren enligt delstatens lag, till exempel §551.021 i Texas Government Code. Följ sekreterarens rutin.

Om du vill att löftena från tisdagskvällens möte ska stå på en lista innan du är framme vid bilen, hämta Codot i App Store.