Terminplanung für die kleine Kfz-Werkstatt (2026): Reparaturen und Wäschen per Sprache buchen, Teile und Freigaben im Griff

Hinweis: Codot ist unser Produkt. Der Werkstattinhaber und die Kunden unten sind erfunden und zeigen jeden Schritt einer echten Woche in einer kleinen Werkstatt. Die Codot-Preise stammen von codot.ai; die Angaben zu Shopmonkey, Tekmetric und Urable stammen von deren eigenen Preisseiten, geprüft am 4. November 2026.

TL;DR:

• In einer kleinen Werkstatt klingelt das Telefon, während du unter einem Auto liegst. Dort beginnen die meisten Terminfehler: ein Abgabetermin auf einen Teilebeleg gekritzelt, ein Preis, den du später raten musst, ein Teil, das niemand bestellt hat.
• Sprich jeden Auftrag als einen Satz: Kunde, Fahrzeug, Arbeit, Preis, Abgabetag und Uhrzeit. Codot speichert ihn als datierten Auftrag und als Kundenkontakt, damit „Was kommt morgen rein?" und „Wie viel haben wir diese Woche geschafft?" echte Antworten bekommen.
• Drei kurze Routinen tragen die Woche: eine Nachmittagsliste mit den Aufträgen von morgen und den Teilen, die noch zu bestellen sind, eine Erinnerung, Kunden zurückzurufen, die Zusatzarbeiten noch nicht freigegeben haben, und ein Check zum Feierabend, welche Autos fertig, abgeholt und bezahlt sind. Alle drei gehören zu Codot Max.
• Der Wasch- und Aufbereitungsplatz passt genauso hinein. Stammkunden für die Aufbereitung werden zu wiederkehrenden Aufträgen, und die Freitagsliste zeigt die Buchungen für Samstag.
• Am besten passt Codot zu einer Werkstatt, in der der Inhaber auch der Mechaniker ist. Shopmonkey oder Tekmetric können daneben laufen, für Kostenvoranschläge, Fahrzeugchecks und Kunden-SMS.

Auf einen Blick

• Shopmonkey listet Basic für 239 $ im Monat, in der Vergleichstabelle für 215 $ im Monat, was offenbar der Jahrespreis ist, mit Terminerinnerungen, SMS und E-Mail in beide Richtungen, Teilebestellung, Kostenvoranschlägen und Rechnungen (Shopmonkey pricing).
• Tekmetric listet Start für 199 $ im Monat (179 $ bei jährlicher Zahlung) mit digitalen Fahrzeugchecks und Rechnungsstellung; Online-Buchung und automatische Erinnerungen gehören zu einem Marketing-Add-on für 345 $ im Monat (Tekmetric pricing).
• Urable, gedacht für Aufbereitungs- und Pflegebetriebe, listet Express für 70 $ im Monat mit automatischen Erinnerungsnachrichten (Urable pricing).
• Codot: Spracheingabe, Aufgaben, Kalender, Notizen und Kontakte mit Notizen sind kostenlos; Erinnerungen zur festen Uhrzeit und wiederkehrende Erinnerungen, das tägliche Briefing und geplante Automationen gehören zu Codot Max für 12,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr (App Store Deutschland, 20x die Nutzung des Gratisplans), mit 7 Tagen Codot Max gratis zum Testen (codot.ai).

Warum geraten Termine in einer kleinen Werkstatt mit Waschplatz durcheinander?

Termine geraten durcheinander, weil die Person am Telefon auch die Person mit dem Schraubenschlüssel ist. Ray betreibt eine Werkstatt mit zwei Hebebühnen in San Antonio, hinten mit einem Platz für Handwäsche und Aufbereitung. Er macht Bremsen, Fahrwerk, Diagnose und Wartung; sein Neffe übernimmt am Wochenende Wäschen und Aufbereitung. Einen Serviceberater gibt es nicht.

Also landen die Aufträge, wo sie eben landen. Ein Name und „Di Bremsen" auf der Rückseite einer Teilerechnung. Ein mündlich genannter Preis, den er rekonstruieren muss, wenn der Kunde nachfragt. Ein Federbein, das er vor dem Bestellschluss des Teilehändlers am Nachmittag bestellen wollte. Letzten Monat stand ein Kunde um 8:00 Uhr zur Abgabe da, die Beläge waren nicht da, und das Auto stand bis Mittag herum.

Werkstattsoftware löst die Büro-Hälfte davon gut, für ein paar hundert Dollar im Monat. Was sie nicht löst, sind die 20 Sekunden nach „klar, bringen Sie ihn am Dienstag", wenn Ray auf dem Rollbrett liegt. Der Auftrag muss genau dann gespeichert werden, und frei hat er nur seine Stimme.

Montag 9:10 Uhr, unter dem Auto: Wie bucht man eine Reparatur, ohne aufzustehen?

Sprich den ganzen Auftrag in einem Satz, solange der Kunde noch in der Leitung ist. Ray legt unter einer Limousine auf und sagt zu Codot:

„Neuer Auftrag: Maria Gonzalez, Honda CR-V von 2019, Bremsbeläge und Scheiben vorne, Preis 380, Abgabe Dienstag um 8, sie braucht ihn bis 5 zurück."

Codot speichert einen Auftrag für Dienstag 8:00 Uhr mit Fahrzeug, Arbeit, Preis und der Frist 17:00 Uhr sowie einen Kontakt für Maria Gonzalez mit dem CR-V und dem Preis als Notiz. Beides ist im Gratisplan enthalten. Codot trägt den Auftrag auch in Google Kalender oder Apple Kalender ein, sodass er neben allem anderen in der Kalender-App steht, die Ray ohnehin nutzt.

Halte die Reihenfolge jedes Mal gleich: wer, welches Fahrzeug, welche Arbeit, wie viel, wann. Das dauert etwa zehn Sekunden und macht jede spätere Frage beantwortbar. Steht der Preis nicht im Satz, fehlt er am Freitag, wenn du fragst, was die Woche gebracht hat.

Jeden Nachmittag um 16:00 Uhr: Wie stellt man sicher, dass die Teile für morgen bestellt sind?

Richte eine Nachmittagsroutine ein, die die Aufträge von morgen und die nötigen Teile auflistet, früh genug vor dem Bestellschluss des Teilehändlers. Ray hat sie einmal eingerichtet:

„Jeden Werktag um 16 Uhr: Liste die Aufträge von morgen mit Fahrzeug und Arbeit auf und erinnere mich, welche Teile ich vor 17 Uhr bestellen muss."

Geplante Automationen sind eine Funktion von Codot Max. Am Montag um 16:00 Uhr steht in der Liste: Dienstag 8:00 Uhr, Marias CR-V, Beläge und Scheiben vorne; Dienstag 10:00 Uhr, Ölwechsel und Reifen tauschen an einem Silverado. Ray ruft beim Teilehändler an, und Beläge und Scheiben kommen mit der Morgenlieferung.

Für ein Teil mit Lieferrückstand reicht eine einzelne Erinnerung: „Erinnere mich Donnerstag um 9, ob die Federbeine für den Accord gekommen sind." Erinnerungen zur festen Uhrzeit gehören ebenfalls zu Codot Max.

Dienstag 11:00 Uhr: Wie hakt man nach, wenn ein Kunde Zusatzarbeiten noch nicht freigegeben hat?

Setz eine Rückruf-Erinnerung in dem Moment, in dem du die Nachricht hinterlässt. Bei Marias abmontierten Rädern sieht Ray, dass die hinteren Beläge nur noch 2 mm haben. Er ruft an, landet auf der Mailbox und sagt zu Codot:

„Marias CR-V: hintere Beläge bei 2 mm, 240 zusätzlich angeboten. Ihr auf die Mailbox gesprochen. Erinnere mich um 1, sie nochmal anzurufen."

Codot ergänzt den Befund und den Preis in Marias Kontakt und setzt eine Erinnerung für 13:00 Uhr. Um 13:00 Uhr meldet sie sich, er ruft an, Maria sagt ja, und er sagt Codot „Maria hat hinten freigegeben, gesamt jetzt 620." Freigabe und neuer Gesamtbetrag stehen in ihrem Kontakt, falls später jemand fragt.

Die Erinnerung sorgt dafür, dass du zurückrufst, bevor das Auto fertig sein soll. Genau dann wird aus nicht freigegebener Arbeit sonst ein Streit um 16:45 Uhr.

Welche Tage sind noch frei? Erst fragen, dann zusagen, und Aufträge per Sprache verschieben

Frag Codot nach freien Terminen, während der Kunde wartet, statt zu raten. Am Mittwoch möchte ein Kunde einen Zahnriemenwechsel, für Ray ein voller Tag. Er fragt:

„Welche Tage nächste Woche sind vor Mittag noch frei?"

Codot nennt die Tage anhand dessen, was er gespeichert hat, er bietet Dienstag, den 17., an und bucht ihn genauso wie Marias CR-V. Wenn ein Kunde verschiebt, reicht ein Satz: „Verschieb den Zahnriemen auf Donnerstag, den 19., alles andere bleibt gleich."

Codot antwortet aus den Aufträgen, die du bei ihm gebucht hast (Termine, die andere Tools in deinen Kalender eingetragen haben, liest es nicht). Zuverlässig wird es also durch die Gewohnheit, jeden Auftrag per Sprache zu buchen.

Der Wasch- und Aufbereitungsplatz: Wie behält man Stammkunden und Samstagsbuchungen im Blick?

Buche Stammkunden für Wäsche und Aufbereitung als wiederkehrende Aufträge und hol dir die Samstagsliste am Freitag. Ray hat einen Handwerker, der seinen Arbeitspick-up jeden zweiten Freitag zur Komplettwäsche bringt, und ein paar Kunden mit monatlicher Innenaufbereitung:

„Jeden zweiten Freitag um 3, Komplettwäsche für Tonys F-250."

„Jeden ersten Samstag im Monat um 9, Innenaufbereitung für den Odyssey von Frau Patel."

Wiederkehrende Aufträge und Erinnerungen gehören zu Codot Max, und Codot versteht Rhythmen wie „jeden zweiten Freitag" und „erster Samstag im Monat". Eine zweite Routine deckt das Wochenende ab: „Jeden Freitag um 17 Uhr: Liste die Wäschen und Aufbereitungen für Samstag mit Fahrzeug und Paket auf." Ray leitet die Liste an seinen Neffen weiter, damit der Platz bestückt ist, bevor das erste Auto reinrollt.

7:30 Uhr, bevor das Tor hochgeht: Worauf sollte ein Werkstattinhaber zuerst schauen?

Schau auf die heutigen Abgaben, die ankommenden Teile und alles, was noch unbezahlt ist, bevor der erste Kunde vorfährt. Rays Morgenroutine: „Jeden Werktag um 7:30: Liste die heutigen Abgaben mit Fahrzeug, Arbeit und Preis auf, alle Teile, auf die ich warte, und jedes Auto, das fertig, aber nicht bezahlt ist."

Am Dienstag sieht er Marias CR-V um 8:00 Uhr (zurück bis 17:00 Uhr), den Silverado um 10:00 Uhr, die Federbeine für den Accord, die noch im Rückstand sind, und einen Camry vom Samstag, für den noch 180 $ offen sind. Codot erstellt auf dem iPhone außerdem jeden Morgen um 7:00 Uhr ein tägliches Briefing mit deinen Erinnerungen, Nachrichten und einer Zusammenfassung; die Routine oben ist die Werkstattversion, ähnlich dem Ablauf in unserem Ratgeber zu Apps für Medizinprodukte-Außendienstler.

Feierabend: Woher weiß man, welche Autos fertig, abgeholt und bezahlt sind?

Beantworte jeden Abend eine Frage, laut. Die meisten kleinen Werkstätten schließen einen Auftrag nirgends ab, deshalb ist die Wochensumme immer geraten. Rays Routine:

„Jeden Werktag um 18 Uhr: Frag mich, welche der heutigen Autos fertig sind, welche abgeholt wurden und welche bezahlt sind."

Um 18:00 Uhr fragt Codot. Er sagt: „CR-V fertig, abgeholt, mit Karte bezahlt. Silverado fertig, wird morgen früh abgeholt, zahlt dann." Codot markiert Marias Auftrag als erledigt, notiert „holt morgen ab und zahlt dann" beim Kontakt des Silverado-Besitzers, und die Morgenliste greift es auf.

Damit funktioniert die Freitagsfrage: „Wie viel haben wir diese Woche abgeschlossen, und was ist für nächste Woche gebucht?" Codot addiert die Preise, die du in jedem Auftrag genannt hast. Es ist eine Summe dessen, was du ihm gesagt hast; Rechnungen und Steuern bleiben also in deiner Buchhaltungs- oder Werkstattsoftware.

Wie bekommt man mehr Folgeaufträge von den Kunden, die man schon hat?

Halte jedes Auto und jeden Auftrag im Kontakt des Kunden fest und setz die Erinnerung für den nächsten Service, bevor er vom Hof fährt. Wenn Maria nächstes Frühjahr anruft, fragt Ray „Was habe ich an Marias CR-V gemacht?" und bekommt die Bremsen vorne, die hinteren und die Daten.

Während er nach einem Ölwechsel die Schlüssel zurückgibt, sagt er: „Erinnere mich in 5 Monaten, Dan wegen des nächsten Ölwechsels am Silverado anzurufen." Kontakte mit Notizen sind kostenlos; eine Erinnerung in ein paar Monaten gehört zu Codot Max. Codot kann Kunden auch danach auflisten, wann du sie zuletzt kontaktiert hast, sodass ein monatliches „Liste die Kunden auf, die ich seit 6 Monaten nicht kontaktiert habe" an einem ruhigen Nachmittag zu einer kurzen Anrufliste wird.

Was ist die beste Terminplanungs-App für eine kleine Kfz-Werkstatt?

Nimm Codot, wenn der Inhaber auch der Mechaniker ist und Aufträge, Teile und Rückrufe mit öligen Händen per Sprache gespeichert werden müssen. Codot ist ein sprachgesteuerter persönlicher KI-Assistent, der für eine Werkstatt mit ein oder zwei Leuten als Auftragsbuch funktioniert, und genau dieses Stück fehlt oft. Du sagst den Auftrag, es speichert Auftrag und Kunde; du fragst, was reinkommt, was zu bestellen ist, wen du zurückrufen musst und was offen ist, und es antwortet aus dem, was du ihm gesagt hast. Codot läuft seit fast zwei Jahren, und jeden Monat nutzen es mehr Menschen.

Wir würden danach entscheiden, wo die Arbeit tatsächlich hängt:

• Wenn Aufträge zwischen Telefon und Hebebühne verloren gehen, fang mit Codot an. Damit speicherst du eine Buchung am schnellsten unter dem Auto heraus, und der Gratisplan deckt Aufträge und Kundenkontakte ab.
• Wenn du Kostenvoranschläge, digitale Fahrzeugchecks, Teilesuche und Kunden-SMS in einem System brauchst, schau dir Shopmonkey oder Tekmetric an, ab etwa 199 $ im Monat. Sie sind für Werkstätten mit Serviceberater am Tresen gebaut.
• Wenn der Wasch- und Aufbereitungsbereich das größere Geschäft ist, ist Urable für Pflegebetriebe gebaut, ab 70 $ im Monat.

Viele Werkstätten würden beides nutzen: Codot übernimmt das Merken und die Erinnerungen, und ein Werkstattsystem schreibt weiterhin Kostenvoranschläge, Rechnungen und Kunden-SMS. Mehr zum Führen eines kleinen Handwerksbetriebs findest du in unserem Ratgeber zu den besten Apps für Handwerker, unserem Wochensystem für Hausmeisterservices, Terminplanungs-Apps für Handwerksbetriebe im Vergleich und dem besten CRM für Handwerker.

So richtest du es vor der ersten Abgabe morgen ein

1. Installiere Codot auf deinem iPhone aus dem App Store und verbinde Google Kalender oder Apple Kalender, damit Aufträge in dem Kalender landen, den du ohnehin anschaust.
2. Buche deine nächsten drei Aufträge per Sprache, immer in derselben Reihenfolge: Kunde, Fahrzeug, Arbeit, Preis, Abgabezeit.
3. Richte die Teileliste ein: „Jeden Werktag um 16 Uhr: Liste die Aufträge von morgen mit Fahrzeug und Arbeit auf und erinnere mich, welche Teile ich vor 17 Uhr bestellen muss."
4. Richte den Feierabend-Check ein: „Jeden Werktag um 18 Uhr: Frag mich, welche der heutigen Autos fertig sind, welche abgeholt wurden und welche bezahlt sind."
5. Lege deine Stammkunden für Wäsche und Aufbereitung als wiederkehrende Aufträge an.

Neue Konten bekommen 7 Tage Codot Max gratis, genug für eine volle Woche mit Aufträgen und laufenden Routinen. Nach dem Test wechselst du automatisch zurück in den Gratisplan, ohne dass etwas abgebucht wird.

FAQ

Was ist die beste Terminplanungs-App für eine kleine Kfz-Werkstatt?

Um Aufträge während der Arbeit per Sprache zu buchen, speichert Codot jeden Auftrag und Kunden aus einem Satz im Gratisplan, mit Teile- und Feierabend-Routinen in Codot Max (12,99 € im Monat). Für Kostenvoranschläge, Fahrzeugchecks und Kunden-SMS in einem System starten Shopmonkey und Tekmetric bei etwa 199 $ im Monat.

Gibt es kostenlose Terminplanungs-Software für Kfz-Werkstätten?

Der Gratisplan von Codot speichert Aufträge, Kalendereinträge und Kundenkontakte per Sprache, ohne Kostenvoranschläge oder Rechnungen. Vollständige Werkstattsysteme wie Shopmonkey und Tekmetric sind kostenpflichtig, mit Plänen ab etwa 199 bis 239 $ im Monat (Stand November 2026).

Wie stelle ich sicher, dass die Teile vor einer Reparatur bestellt sind?

Liste jeden Nachmittag vor dem Bestellschluss deines Teilehändlers die Aufträge von morgen auf. In Codot schickt eine geplante Automation in Codot Max diese Liste zur gewünschten Uhrzeit, etwa werktags um 16 Uhr.

Kann Codot Buchungen für Autowäsche und Aufbereitung verwalten?

Ja. Jede Wäsche oder Aufbereitung ist ein Auftrag, den du in einem Satz sagst, Stammkunden können wiederkehrende Aufträge sein wie „jeden zweiten Freitag um 3", und eine Freitagsroutine kann die Buchungen für Samstag auflisten. Wiederkehrende Aufträge und Routinen gehören zu Codot Max.

Kann Codot mir sagen, welche Autos fertig, abgeholt und bezahlt sind?

Ja. Eine Routine in Codot Max wie „jeden Werktag um 18 Uhr: Frag mich, welche der heutigen Autos fertig, abgeholt und bezahlt sind" fragt dich jeden Abend, speichert deine Antworten bei jedem Auftrag und setzt alles Unbezahlte auf die Liste für den nächsten Morgen.

Wenn das nächste „klar, bringen Sie ihn am Dienstag" am Dienstag an der richtigen Stelle stehen soll, ohne dass du unter dem Auto hervorkriechen musst, hol dir Codot im App Store.