Das beste CRM für Fotografen (November 2026): HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja, Pixieset und mehr im Vergleich

TL;DR:

• Für Verträge, Rechnungen und Zahlungen sind Dubsado (335 $ im Jahr), Studio Ninja (16 $ im Monat), HoneyBook (29 $ im Monat bei jährlicher Zahlung) und 17hats (60 $ im Monat) die Favoriten unter Fotografen. Pixieset Studio Manager ist die kostenlose Option, mit 3 Verträgen im Gratis-Plan.
• Wenn du deine Galerien schon über Pixieset auslieferst, ist der Studio Manager der günstigste Weg zu Buchung und Rechnungen. Den vollen VSCO Workspace gibt es nur mit VSCO One für 499,99 $ im Jahr.
• Codot übernimmt den Teil, den Studio-CRMs dir überlassen: was das Paar bei der Location-Besichtigung gesagt hat, wann das Angebot rausgehen soll, welche Anfragen eingeschlafen sind. Ein Satz genügt, und daraus wird eine Kontaktnotiz (kostenlos) und eine Erinnerung zur festen Uhrzeit (Codot Max, 12,99 € im Monat).
• Unsere Empfehlung für selbstständige Hochzeits- oder Porträtfotografen: ein Studio-Tool für den Papierkram, dazu Codot für die Nachfassaktionen, die du sonst im Kopf behalten müsstest.

Hinweis: Codot ist unser Produkt. Lena, die Fotografin weiter unten, ist ein erfundenes Beispiel. Die Preise der Mitbewerber stammen von deren eigenen Preisseiten, geprüft am 9. November 2026.

Auf einen Blick

Wofür braucht ein selbstständiger Fotograf eigentlich ein CRM?

Ein selbstständiger Fotograf braucht ein CRM für zwei Aufgaben, und die meisten Studio-Tools erledigen nur die erste. Die erste ist Papierkram: Anfrageformular, Angebot, Vertrag, Anzahlungsrechnung, Fragebogen, Schlusszahlung. HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja und die anderen sind genau um diese Pipeline herum gebaut.

Die zweite Aufgabe ist das Gedächtnis. Bei der Location-Besichtigung erwähnt das Paar, dass die Großmutter der Braut im Rollstuhl sitzt. Eine Porträtkundin will das Shooting unbedingt, bevor ihr Sohn im August zum Studium geht. Die Anfrage einer Hochzeitsplanerin liegt seit Freitag unbeantwortet herum. Nichts davon kommt über ein Formular, also landet es in einer Handynotiz, in einem Notizbuch in der Kameratasche oder nirgends.

So sieht das bei Lena aus, einer erfundenen selbstständigen Hochzeits- und Porträtfotografin, die rund 25 Hochzeiten im Jahr fotografiert und ihre Verträge in einem Studio-CRM verwaltet:

Das Studio-CRM schickt Priya weiterhin den Vertrag und zieht die Anzahlung ein. Codot hält den Teil fest, den Lena sonst im Auto zu behalten versuchen würde.

HoneyBook, Dubsado und Studio Ninja: Welches Studio-CRM passt zu Selbstständigen?

HoneyBook packt am meisten in den Einstiegsplan. Starter (29 $ im Monat bei jährlicher Zahlung, 36 $ bei monatlicher) enthält bereits Verträge, Rechnungen und das Kundenportal. Terminplaner und Automatisierungen gibt es ab Essentials für 49 $ im Monat bei jährlicher Zahlung. Die Testphase dauert 30 Tage, ohne Kreditkarte. Prüf zuerst die Länderliste: Laut Preisseite unterstützt HoneyBook nur Selbstständige in einer Handvoll Ländern.

Dubsado passt zu Fotografen, die ihre Abläufe gern selbst zusammenbauen. Abgerechnet wird jährlich: Starter kostet 335 $, Premier 525 $. Der Haken für Hochzeitsfotografen: Terminplaner, automatisierte Workflows und öffentliche Angebote gibt es nur mit Premier. Wer Dubsado mit HoneyBook vergleicht, sollte also Premier vergleichen. Die 21-tägige Testphase bietet vollen Premier-Zugang.

Studio Ninja ist ausschließlich für Fotografie-Unternehmen gebaut. Starter kostet 16 $ im Monat oder 160 $ im Jahr, Pro 27 $ und Master 40 $. Die Testphase dauert nur 7 Tage ohne Karte, richte das Tool also mit zwei echten Anfragen ein, bevor du dich entscheidest.

17hats verkauft einen einzigen Plan mit allem: 60 $ im Monat oder 600 $ im Jahr, im aktuellen Angebot 300 $ im ersten Jahr. Das passt zu Fotografen, die keine Tarife vergleichen wollen. 7 Tage Testphase sind allerdings knapp für ein Tool, mit dem du deine ganze Saison planst.

Gibt es ein kostenloses CRM für Fotografen?

Ja. Pixieset Studio Manager hat einen Gratis-Plan mit unbegrenzt vielen Rechnungen, 3 Verträgen, 3 Angeboten oder Fragebögen, 1 aktiven Shooting-Typ und einfacher Buchung. Das reicht für Porträtfotografen, die erst einmal testen wollen, und ist der naheliegende erste Schritt, wenn deine Galerien ohnehin bei Pixieset liegen. Plus (12 $ im Monat bei jährlicher Zahlung) hebt das Vertragslimit auf und ergänzt Zahlungserinnerungen; Pro (18 $ bei jährlicher Zahlung) bringt Buchungserinnerungen und Anzahlungen direkt bei der Buchung.

Auch VSCO hat mit VSCO Starter einen kostenlosen Plan mit vereinfachtem Workspace für einfaches Auftrags-Tracking. Den vollen Workspace (früher Táve) mit Automatisierungen, eigenen Workflows, 6 Nutzern und 4 Marken gibt es nur mit VSCO One für 499,99 $ im Jahr. Das ist eine Anschaffung für ein Studio, nicht für den Einstieg.

Der Gratis-Plan von Codot umfasst Kontaktnotizen, Aufgaben, Notizen und den Kalender. Verträge verschickt er nicht, aber er behält, was dir jeder Kunde erzählt hat.

Was ist das beste CRM für freie Fotografen, die aus dem Auto arbeiten?

Nutze Codot, wenn die Nachfassaktion auf einem Parkplatz beginnt und dein Studio-CRM erst später davon erfährt. Codot ist ein sprachgesteuerter persönlicher KI-Assistent: Du sagst einen Satz, in beliebiger Reihenfolge, und er sortiert die Teile dorthin, wo sie hingehören.

Nach einem Beratungsgespräch oder einer Besichtigung. Lenas Satz über Priya und Tom wird zu einer Erinnerung für Dienstag um 10 und zu einer Kontaktkarte mit ihren Notizen; ein Tipp auf „Create“ speichert alles. Wenn sie Codot im nächsten Frühjahr fragt „Was weiß ich über Priya?“, sind die Eiche und die Rampe noch da. Kontaktnotizen gibt es im Gratis-Plan. Die Erinnerung zur festen Uhrzeit ist eine Funktion von Codot Max.

Zwei Tage vor der Hochzeit. Eine Erinnerung, die du vor Monaten gestellt hast, meldet sich genau zur genannten Zeit. Auf dem iPhone mit iOS 26 oder neuer kann sie wie ein Wecker klingeln. Gut zu wissen: Codot schickt eine ignorierte Erinnerung nicht noch einmal. Leg den Shotlist-Check also auf eine Uhrzeit, zu der du wirklich am Schreibtisch sitzt.

Anfragen-Check am Montagmorgen. Eine Routine ist eine geplante Automatisierung, die du einmal einrichtest, indem du sie aussprichst: „Liste jeden Montag um 8 die Anfragen auf, bei denen ich mich seit 3 Tagen nicht gemeldet habe.“ Codot führt sie jede Woche aus. Du kannst bis zu 20 Routinen anlegen, eine zweite könnte also lauten: „Liste am 1. jedes Monats die Porträtkunden auf, die ich seit 6 Monaten nicht kontaktiert habe“, passend zur Mini-Session-Saison. Routinen gehören zu Codot Max.

Anfrage-Mails, die um 23 Uhr eintreffen. Auf dem iPhone sortiert Codot Max dein Gmail- oder Outlook-Postfach und entwirft Antworten auf die wichtigen Nachrichten. Für die Anfrage eines neuen Paares liegt also schon ein Entwurf bereit, wenn du aufwachst. Du kannst ein Gmail- und ein Outlook-Konto verbinden.

Ein Briefing vor dem Hochzeitstag. Codot Max erstellt auf dem iPhone um 7 Uhr ein Tagesbriefing mit den Erinnerungen des Tages. In Lenas Freitagsbriefing standen der Ablauf-Call und die zwei Anfragen, auf die sie noch antworten musste.

Jedes neue Konto bekommt 7 Tage Codot Max gratis und fällt automatisch auf den Gratis-Plan zurück, wenn du nicht abonnierst. Danach kostet Codot Max im deutschen App Store 12,99 € im Monat oder 99,99 € im Jahr, mit dem 20-fachen Nutzungsumfang des Gratis-Plans.

Wie sollten Hochzeits- und Porträtfotografen wählen?

Wähle das Studio-Tool danach, wo deine Galerien liegen und wie viel Automatisierung du wirklich einrichten wirst. Entscheide dann, ob dir Nachfassaktionen durchrutschen.

• Dir rutschen Nachfassaktionen durch und du vergisst, was Kunden erzählt haben: Fang mit Codot an, neben dem Tool, das du für Verträge nutzt. Das würden wir zuerst lösen, denn eine verpasste Nachfassaktion kostet eine Buchung, und die Lösung kostet 12,99 € im Monat.
• Deine Galerien liegen bei Pixieset: Starte mit dem Gratis-Plan des Studio Managers und steig um, wenn du 3 Verträge erreichst.
• Du fotografierst mehr als 20 Hochzeiten im Jahr und willst automatisierte Workflows: Dubsado Premier oder HoneyBook Essentials. Dubsado, wenn du gern konfigurierst, HoneyBook, wenn es direkt fertig aussehen soll.
• Du willst ein reines Fotografie-Tool mit kleinem Budget: Studio Ninja.
• Du führst ein Studio mit Mitarbeitern und mehreren Marken: VSCO One.

Codot kümmert sich darum, was du hörst und wann du handeln musst; Verträge, Rechnungen und Galerien bleiben in HoneyBook, Dubsado, Studio Ninja oder Pixieset. Die beiden synchronisieren sich nicht, jedes Tool macht also seine eigene Aufgabe.

Mehr zu den einzelnen Bausteinen: unser Ratgeber zu KI-Assistenten für Freelancer, ein Überblick über persönliche CRM-Apps und wie eine andere Branche ein CRM für Handwerker auswählt (auf Englisch).

FAQ

Was ist das beste CRM für Hochzeitsfotografen?

Für Verträge und Zahlungen würden wir Dubsado Premier (525 $ im Jahr) und HoneyBook Essentials (49 $ im Monat bei jährlicher Zahlung) vergleichen; beide enthalten Stand November 2026 einen Terminplaner und Automatisierungen. Um sich zu merken, was jedes Paar gesagt hat und wann nachzufassen ist, ergänzt Codot Sprachnotizen bei Kontakten und Erinnerungen zur festen Uhrzeit für 12,99 € im Monat.

Gibt es ein kostenloses CRM für Fotografen?

Der Gratis-Plan von Pixieset Studio Manager enthält Stand November 2026 unbegrenzt viele Rechnungen, 3 Verträge und 3 Angebote oder Fragebögen. VSCO Starter ist kostenlos und bietet einen vereinfachten Workspace. Der Gratis-Plan von Codot speichert Kontaktnotizen, Aufgaben und einen Kalender, ohne Verträge oder Rechnungen.

Was unterscheidet Codot von HoneyBook oder Dubsado?

HoneyBook und Dubsado erledigen den Papierkram mit Kunden: Angebote, Verträge, Rechnungen und Zahlungen. Codot kümmert sich um deine Seite der Kundenbeziehung: Du sagst, was passiert ist, und Codot speichert die Notiz beim Kontakt, stellt die Erinnerung zum Nachfassen und entwirft auf dem iPhone Antworten auf Anfrage-Mails. Die meisten Fotografen würden beides nutzen.

Kann ich Codot als einziges CRM für meine Fotografie nutzen?

Codot funktioniert als einziges CRM, wenn du Verträge und Rechnungen auf anderem Weg verschickst, zum Beispiel per E-Mail mit Zahlungslink. Es speichert Kundendetails, Nachfassaktionen, eine wöchentliche Liste stiller Anfragen und ein Morgenbriefing. Wenn du unterschriebene Verträge und Anzahlungen an einem Ort haben willst, kombiniere es mit einem Studio-Tool.

Was kostet ein CRM für Fotografen?

Stand November 2026 reichen Studio-CRMs für Fotografen von kostenlos (Pixieset Studio Manager) über 16 $ im Monat (Studio Ninja Starter), 29 $ im Monat bei jährlicher Zahlung (HoneyBook Starter) und 335 $ im Jahr (Dubsado Starter) bis 60 $ im Monat (17hats). Codot für Nachfassaktionen per Sprache hat einen Gratis-Plan, Codot Max kostet 12,99 € im Monat.

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