Die beste Personal-CRM-App (2026): kostenlose Optionen für iPhone und Android

TL;DR:

• Bester Gratis-Tarif: Mesh (die App, die früher Clay hieß) ist bis 1.000 Kontakte kostenlos und läuft inzwischen auf iPhone und Android. Auch für den Gratis-Tarif will Mesh eine Kreditkarte sehen.
• Kostenlos und privat: Monica kostet nichts, wenn du es selbst hostest. Die Registrierung für die gehostete Version ist gerade geschlossen, und native Handy-Apps sind erst nach dem Umbau auf v3 versprochen.
• Für ein großes LinkedIn-Netzwerk: Dex, ab $12 im Monat bei jährlicher Zahlung. Es gibt eine 6-tägige Testphase und keinen Gratis-Tarif.
• Für eine Vertriebspipeline: folk, ab $24 pro Mitglied und Monat. Das ist ein Team-CRM, Einzelpersonen zahlen also meist für Funktionen, die sie nie anfassen.
• Kostenlos selbst gebaut: Die Kontakte-App deines Handys plus Erinnerungen oder Google Tasks reicht, wenn du die Notizen wirklich eintippst.
• Codot (unser Produkt) ist für Leute, die ein CRM nie aktuell halten. Du sagst nach einem Treffen einen Satz, und Codot speichert die Person, die Nachfass-Aufgabe und das Datum.

Offenlegung: Codot ist unser Produkt. Alles über die anderen Apps stammt von deren eigenen Preisseiten, Startseiten und Einträgen im US-App-Store bzw. bei Google Play, geprüft am 3. November 2026. Wir haben die Apps nicht nebeneinander getestet; wir vergleichen also, was jede App nach eigener Aussage kann und was sie kostet.

Ein Personal CRM ist eine Kontakte-App mit Gedächtnis für den Zusammenhang: wie du jemanden kennengelernt hast, was er dir erzählt hat, was du ihm noch schuldest und wann du dich wieder melden solltest. In der Kategorie hat sich dieses Jahr einiges bewegt. Clay heißt jetzt Mesh und ist im August auf Android gestartet, Monica nimmt während des Umbaus keine neuen Registrierungen für die gehostete Version an, und etliche Übersichten nennen noch Preise und Namen von 2024. Diese Seite zeigt den aktuellen Stand.

Welche Personal-CRM-App passt zu wem?

Quellen: Mesh-Preise, Mesh bei Google Play, Dex-Preise, Dex im App Store, Monica, folk-Preise. Alles Stand 3. November 2026.

Mesh: das großzügigste kostenlose Personal CRM

Mesh ist die Gratis-Option, die sich die meisten zuerst ansehen sollten. Der Personal-Tarif umfasst 1.000 Kontakte und enthält trotzdem Erinnerungen zum Wiedermelden, Geburtstagsbenachrichtigungen und Hinweise, wenn jemand den Job oder die Stadt wechselt. Pro für $10 im Monat hebt die Kontaktgrenze auf und bringt CSV-Import mit. Zwei Dinge solltest du vor der Anmeldung wissen: Auch der Gratis-Tarif verlangt eine Kreditkarte, und im App Store kostet Pro als In-App-Kauf $19.99 im Monat oder $119.99 im Jahr. Im Web zu kaufen ist also günstiger.

Die Android-App kam im August 2026 (TechCrunch) und erledigt damit die größte Beschwerde aus älteren Testberichten. Mesh spielt seine Stärke aus, wenn dein Netzwerk ohnehin in deinem Postfach und auf LinkedIn steckt, denn der größte Nutzen kommt aus dem, was die App automatisch einsammelt.

Dex: für Leute, die jede Woche auf LinkedIn netzwerken

Dex hat keinen Gratis-Tarif. Premium kostet $12 im Monat bei Jahreszahlung oder $20 bei monatlicher Zahlung, Professional $20 im Monat jährlich oder $34 monatlich; beide mit 6 Tagen Testphase. Der Unterschied, auf den es ankommt, ist die LinkedIn-Synchronisierung: 2.500 Kontakte bei Premium, 9.000 bei Professional. Den Sprachmodus gibt es erst ab Professional.

Dex passt zu Recruitern, Vertrieblern und allen, die sich jede Woche feste Zeit fürs Kontakthalten nehmen. Wenn du montags die App öffnest und eine Liste von Leuten durchgehst, mit denen du seit drei Monaten nicht gesprochen hast, ist der Preis fair. Wenn nicht, stapeln sich die Erinnerungen ungelesen.

Monica: das kostenlose Personal CRM für Freunde und Familie

Monica ist Open Source und kostet nichts, wenn du es mit Docker auf deinem eigenen Server betreibst. Es ist das einzige Tool hier, das eher für Freunde und Familie als fürs Networking gebaut ist: Es merkt sich, was Leute dir erzählt haben und welche Daten ihnen wichtig sind. LinkedIn-Synchronisierung oder Profilanreicherung gibt es nicht.

Stand 3. November 2026 steht auf Monicas Website, dass die Registrierung für die gehostete Version geschlossen ist. Das Team baut die App als v3 neu, geplant noch vor Ende 2026, und native Apps für iOS und Android kommen danach. Auf dem Handy nutzt du heute die Web-App. „Monica Personal CRM“ heißt in der Praxis also: eine selbst gehostete Web-App. Das passt gut, wenn du gern einen Server betreibst, und schlecht, wenn deine Gespräche auf dem Gehweg enden.

folk: wenn dein „persönliches“ CRM eigentlich eine Vertriebspipeline ist

folk taucht in vielen Personal-CRM-Listen auf, berechnet aber pro Teammitglied: Standard kostet $24 im Monat bei Jahreszahlung ($30 monatlich), Premium $48. Du bekommst 2 Wochen Testphase ohne Karte. Wenn du Deals mit Phasen verfolgst, ist das eine vernünftige Wahl. Um dir den neuen Job deiner Freundin zu merken, ist es viel mehr Werkzeug als nötig.

Die kostenlose Eigenbau-Lösung: Kontakte plus Erinnerungen

Ein brauchbares Personal CRM lässt sich mit dem bauen, was schon auf deinem Handy ist. Auf dem iPhone schreibst du den Zusammenhang ins Notizfeld des Kontakts („kennengelernt beim Design-Meetup im März, zwei Kinder, zieht nach Lissabon“) und legst für jedes Nachfassen eine datierte Erinnerung an. Auf Android hat Google Kontakte ebenfalls ein Notizfeld, und Google Tasks oder Google Kalender übernehmen die Erinnerungen.

Die Schwäche: Es sind zwei Apps ohne Verbindung. Die Erinnerung sagt „Lena mailen“, und der Grund dafür steht in einer anderen App. Außerdem funktioniert es nur, wenn du die Notizen tippst, und genau diesen Schritt lassen die meisten nach einem vollen Tag weg. Für eine Liste von 20 Menschen, die dir wichtig sind, kostet das aber nichts und reicht ehrlich gesagt aus.

Codot: ein Personal CRM, das du nicht pflegen musst

Codot ist ein sprachbasierter persönlicher Assistent, und das Personal CRM ist ein Teil davon. Du sagst in normalen Worten, was passiert ist, und Codot legt an, was der Satz hergibt: eine Kontaktnotiz, eine Aufgabe, einen Kalendertermin. Dieselbe App sortiert außerdem Gmail und Outlook und entwirft Antworten auf wichtige E-Mails, schickt ein tägliches Briefing und führt geplante Automationen aus.

So sieht das aus. Du gehst um 17:40 aus der Konferenzhalle, das Namensschild noch um den Hals, und öffnest Codot über das Sperrbildschirm-Widget. Du sagst: „Lena auf der Konferenz getroffen, sie leitet Operations bei einem Logistik-Startup, nächsten Dienstag wegen des Pilotprojekts nachhaken.“ Codot zeigt eine Karte für Lena mit Firma, Rolle und wie ihr euch kennengelernt habt, dazu eine Aufgabe für Dienstag, beim Pilotprojekt nachzuhaken. Antippen zum Bestätigen. Am Dienstagmorgen steht das Nachhaken in deinem täglichen Briefing. Drei Wochen später, wenn dir ihr Nachname nicht mehr einfällt, fragst du „Wer war die Operations-Frau vom Logistik-Startup?“, und Codot findet sie anhand der Details, die du genannt hast.

Kontaktkarten enthalten Name, Firma, Position, Ort, wie nah ihr euch steht, Vorlieben, wichtige Daten und Notizen dazu, wie ihr euch kennengelernt habt. Nachfass-Punkte werden zu datierten Aufgaben, und Termine werden in Google Kalender eingetragen (und auf dem iPhone in den Apple-Kalender).

Es gibt Grenzen. Codot synchronisiert LinkedIn nicht, verfolgt keine Jobwechsel und reichert Profile nicht mit öffentlichen Daten an. Es kennt die Menschen, von denen du ihm erzählst, und baut dir also keine Datenbank mit 2.000 Personen. Außerdem ist es ein persönliches Werkzeug und kein Business-CRM: keine Vertriebspipeline, keine Angebote, keine Rechnungen, keine geteilten Team-Datensätze. Codot läuft auf iPhone, Apple Watch, Android und im Web; die Apple-Watch-App und das Sperrbildschirm-Widget gibt es auf der Apple-Seite. Tagesbriefing und E-Mail-Sortierung gibt es nur auf dem iPhone; auf Android bekommst du Aufgaben, Erinnerungen, Notizen, das CRM und Routinen.

Networking oder Freundeskreis: wie wir wählen würden

Wir würden zuerst eine Frage klären: Wirst du das Ding von Hand aktuell halten?

• Du willst dein bestehendes Netzwerk automatisch reingeholt haben: Mesh, kostenlos bis 1.000 Kontakte. Für Dex nur zahlen, wenn du dein LinkedIn-Netzwerk jede Woche bearbeitest.
• Dir ist Datenschutz wichtig und du betreibst gern Server: selbst gehostetes Monica, mit dem Abstrich, dass es bis v3 keine Handy-App gibt.
• Deine Liste ist klein und du tippst ohnehin Notizen: Kontakte plus Erinnerungen oder Google Tasks. Kostenlos, und es funktioniert.
• Du betreust Deals im Team: folk oder ein richtiges Vertriebs-CRM.
• Du vergisst überhaupt, Leute einzutragen: Codot, weil das Eintragen ein Satz ist, den du beim Rausgehen sagst. Du kannst es neben Mesh nutzen: Mesh hält das große Netzwerk, Codot die Gespräche, die du gerade geführt hast, und die Zusagen, die du gemacht hast.

Wenn du als Gründer Investoren und erste Kunden im Blick behalten willst, zeigt unser Personal-CRM-Leitfaden für Gründer, was du pro Person festhalten solltest. Wenn du Menschen öfter vergisst als andere, geht dieser Artikel über ein Sprach-CRM bei ADHS auf diese Seite ein. Wie du das Erfassen direkt vom Sperrbildschirm einrichtest, steht in So kommt eine To-do-Liste auf deinen iPhone-Sperrbildschirm.

Häufige Fragen

Welche kostenlose Personal-CRM-App ist die beste?

Stand 3. November 2026 hat Mesh unter den gehosteten Apps den größten Gratis-Tarif (1.000 Kontakte, iPhone und Android, Kreditkarte nötig). Monica ist kostenlos, wenn du es selbst hostest. Der Gratis-Tarif von Codot enthält das Personal CRM, Aufgaben, Kalender, Notizen und Gewohnheiten; Erinnerungen zu einer festen Uhrzeit, tägliche Briefings, geplante Automationen und E-Mail-Sortierung brauchen Codot Max (12,99 € im Monat, 20-fache Nutzung des Gratis-Tarifs), und neue Konten bekommen 7 Tage Max gratis. Die Kontakte-App deines Handys plus eine Erinnerungs-App ist die Lösung zum Nulltarif.

Gibt es eine Personal-CRM-App für Android?

Ja. Mesh ist im August 2026 auf Android gestartet, Dex und folk haben Android-Apps, und Codot gibt es bei Google Play. Monica hat noch keine native App; du nutzt die Web-App im Handy-Browser.

Ist Monica Personal CRM noch kostenlos?

Der Code ist kostenlos zum Selbsthosten. Die gehostete Version ist ein kostenpflichtiges Abo, und die Registrierung war am 3. November 2026 geschlossen, während das Team an v3 arbeitet.

Was unterscheidet Codot von Dex oder Mesh?

Dex und Mesh importieren dein Netzwerk aus LinkedIn, E-Mail und Kalender und erinnern dich daran, in Kontakt zu bleiben. Codot fängt bei dem an, was du nach einem Treffen sagst: Aus einem Satz entstehen Kontaktnotiz, datiertes Nachfassen und Kalendereintrag, und später beantwortet es Fragen zu den Personen. LinkedIn-Synchronisierung oder das Verfolgen von Jobwechseln gibt es nicht.

Kann ich ein Personal CRM für Freunde statt fürs Networking nutzen?

Ja. Monica wurde genau dafür gebaut, und Codot behandelt Freunde genauso wie berufliche Kontakte („Sam hat am 12. Juni Geburtstag, er hat gerade mit Klettern angefangen“). Networking-Apps wie Dex stützen sich auf LinkedIn-Daten, und die spielen bei Freunden eine kleinere Rolle.

Wenn das letzte vergessene Nachhaken eines war, das du laut ausgesprochen hattest, sag das nächste beim Rausgehen einfach Codot. Codot im App Store laden oder bei Google Play.