Application de compte rendu de réunion pour un nouvel élu municipal (2026) : notes, relances et échéances de subvention à la voix

Transparence : Codot est notre produit. L'élue, la ville et les agents ci-dessous sont fictifs, imaginés pour montrer un mois réaliste de relances après les conseils municipaux. Les prix de Codot viennent de codot.ai ; les informations sur Otter, Fireflies et Microsoft Teams viennent de leurs propres pages, vérifiées le 5 novembre 2026.

TL;DR :

• Un nouvel élu sort de chaque réunion avec une poignée de promesses, et le procès-verbal officiel du secrétariat n'en mentionnera pas la plupart.
• Dictez un résumé de deux minutes sur le parking. Codot en fait une note avec décisions et actions, plus une tâche datée pour chaque relance.
• Rangez chaque promesse sur la fiche de la personne qui l'a faite, comme le chiffrage que doit le directeur des services techniques (gratuit).
• Les échéances et le point hebdomadaire relèvent de Codot Max : un rappel de subvention deux semaines et deux jours avant, et le vendredi à 15 h une liste de tout ce qui reste ouvert.
• Otter, Fireflies et le récapitulatif Teams enregistrent et transcrivent. Codot est la couche de suivi après la réunion.

At a glance

• Le procès-verbal officiel relève du secrétariat et de la loi. Au Texas, par exemple, un organisme public « shall prepare and keep minutes or make a recording of each open meeting » (doit établir et conserver un procès-verbal ou un enregistrement de chaque séance publique), et ces procès-verbaux et enregistrements « are public records » (sont des documents publics) (Tex. Gov't Code §551.021 et §551.022).
• Otter propose une offre Basic gratuite avec 300 minutes de transcription par utilisateur et par mois et une limite de 30 minutes par conversation ; Pro est affiché à $16.99 par utilisateur et par mois, ou $8.33 par mois en facturation annuelle, en novembre 2026 (tarifs Otter).
• Fireflies propose une offre gratuite avec 400 minutes de stockage ; Pro est affiché à $18 par siège et par mois, ou $10 en facturation annuelle, en novembre 2026 (tarifs Fireflies).
• Le récapitulatif intelligent de Microsoft Teams nécessite une licence Teams Premium ou Microsoft Copilot, et la transcription doit être activée (Microsoft Learn).
• Codot : saisie vocale, notes, tâches, calendrier et contacts avec notes sont gratuits ; les rappels à heure fixe et récurrents, le briefing quotidien, les automatisations programmées et l'assistant e-mail font partie de Codot Max à 12,99 € par mois ou 99,99 € par an (20 fois l'usage de l'offre gratuite), avec 7 jours d'essai gratuit de Max (codot.ai).

Pourquoi les nouveaux élus perdent-ils le fil de leurs relances ?

Les relances se perdent parce que le procès-verbal officiel consigne ce que le conseil a décidé, alors que la liste de tâches personnelle d'un élu n'existe nulle part. Joan Whitaker a été élue cette année au conseil municipal de Cedar Hollow, au Texas. Ancienne comptable d'école à la retraite, elle a sa prochaine réunion le mardi 10 novembre.

À la fin de cette réunion, elle a entendu quatre promesses. Le directeur des services techniques, Ruben, apportera d'ici lundi un chiffrage pour la réfection du trottoir d'Elm Street. La coordinatrice des parcs, Grace, a besoin d'une lettre de soutien du conseil pour une subvention de l'État pour des sentiers, à déposer avant le 4 décembre. La directrice générale des services, Pam, va organiser des points budgétaires avec chaque chef de service. Et Joan elle-même a dit à un habitant, pendant le temps de parole du public, qu'elle se pencherait sur le fossé d'écoulement de Pecan Road.

Le procès-verbal est rédigé par la secrétaire de mairie. Il dira que le conseil a reporté le point sur le trottoir à l'ordre du jour du 24 novembre. Il ne dira pas que Joan a promis un appel à un habitant, ni que la lettre pour la subvention doit être approuvée avant le 4 décembre. Cette partie-là, c'est son travail, et sans collaborateur, son outil, c'est son téléphone.

Mardi 21 h 05 sur le parking : comment faire un compte rendu de réunion pour soi ?

Dictez le résumé avant de démarrer la voiture, tant que les détails sont frais. Joan est assise sur le parking de la mairie et dit à Codot :

« Conseil municipal du 10 novembre. Décisions : trottoir d'Elm Street reporté à l'ordre du jour du 24 novembre, factures d'octobre approuvées, grille tarifaire ajournée. Actions : Ruben envoie le chiffrage du trottoir d'ici lundi 16. Grace a besoin de notre lettre de soutien pour la subvention sentiers, date limite 4 décembre. Pam organise les points budgétaires avec les chefs de service. J'appelle M. Alvarez au sujet du fossé de Pecan Road d'ici jeudi. »

Codot enregistre une note intitulée avec la date de la réunion, avec une section Décisions et une section Actions. Il crée aussi une tâche par relance, chacune avec le nom de la personne et une date : « Ruben : chiffrage trottoir Elm St » pour le lundi 16 novembre ; « Appeler M. Alvarez – fossé Pecan Road » pour le jeudi 12 novembre. Les notes, les tâches et la saisie vocale sont gratuites, et Codot inscrit les tâches datées dans Google Agenda ou le Calendrier Apple.

La note contient ce que Joan a dit après coup, avec ses propres mots ; son téléphone est resté dans son sac pendant la séance publique.

Une méthode qui marche : dites d'abord les décisions, puis les actions sous la forme « qui, quoi, pour quand ». Si une relance n'a pas de date dans la phrase, elle n'en aura pas dans la tâche, et elle finira par glisser.

Comment suivre ce que chaque chef de service vous doit ?

Enregistrez chaque promesse sur la fiche contact de la personne, pour que la question « Qu'est-ce que Ruben me doit ? » ait une réponse. Juste après le résumé, Joan ajoute :

« Ruben Ortiz, directeur des services techniques. Me doit le chiffrage du trottoir d'Elm Street d'ici lundi 16 novembre. Il a dit que le devis de l'entreprise pourrait arriver en deux parties, béton et rampes d'accessibilité. »

Codot crée ou met à jour la fiche de Ruben avec sa fonction et une note sur le chiffrage, la date et le détail des deux parties. Les contacts avec notes sont gratuits. Le lundi, quand le chiffrage arrive, Joan dit « Ruben a envoyé le chiffrage du trottoir, 38 400 au total, dont 9 100 pour les rampes. » Le montant va sur sa fiche et la tâche est marquée comme faite.

En janvier, Joan a une fiche pour chaque chef de service. Avant les points budgétaires, elle demande « Qu'est-ce que j'ai demandé au chef de la police depuis novembre ? » et obtient une liste tirée de ses propres notes.

Comment éviter de rater une échéance de subvention ?

Programmez deux rappels le soir même où vous apprenez l'échéance : un assez tôt pour agir, un comme dernière vérification. Grace a besoin de la lettre de soutien du conseil pour la subvention sentiers avant le 4 décembre. Joan dit :

« Rappelle-moi le vendredi 20 novembre à 9 h que la lettre de soutien pour la subvention sentiers est due le 4 décembre, et rappelle-moi encore le mercredi 2 décembre à 9 h de vérifier que Grace l'a bien déposée. »

Codot programme deux rappels à heure fixe : vendredi 20 novembre à 9 h, deux semaines avant, et mercredi 2 décembre à 9 h, deux jours avant. Les rappels à heure fixe sont une fonction de Codot Max. Le 20 novembre, le premier s'affiche sur son écran verrouillé, et elle vérifie avec Grace que la lettre est bien à l'ordre du jour du 24 novembre.

Si Joan balaie un rappel, Codot ne le renvoie pas ; c'est pour cela que la subvention en a deux.

Vendredi 15 h : comment voir toutes les actions encore ouvertes de la semaine ?

Demandez la liste selon un horaire fixe, pour qu'elle arrive même si vous oubliez de regarder. Joan crée une routine le soir même :

« Chaque vendredi à 15 h, liste les actions encore ouvertes des notes de réunion de la semaine, avec qui les doit et la date d'échéance. »

Les automatisations programmées font partie de Codot Max. Le vendredi 13 novembre, la liste indique : Ruben, chiffrage du trottoir, pour lundi 16 ; Grace, lettre pour la subvention, pour le 4 décembre ; Pam, points budgétaires, pas de date. L'appel à M. Alvarez est déjà coché depuis jeudi. Joan remarque que le point de Pam n'a pas de date et dit « Demander lundi à Pam quand ont lieu les points budgétaires. »

Codot peut-il envoyer le résumé de réunion par e-mail ?

Oui. Joan dit « Envoie-moi par e-mail le résumé du conseil de ce soir » et Codot envoie la note dans sa boîte mail, où elle peut la transférer ou la classer. L'assistant e-mail est une fonction de Codot Max, disponible uniquement sur iPhone.

Avant d'envoyer des notes de réunion à d'autres élus, demandez conseil au secrétariat de mairie ou à l'avocat de la ville ; la façon dont les règles sur les séances publiques s'appliquent aux e-mails entre élus dépend de votre État.

Peut-on photographier l'ordre du jour ou le calendrier des réunions au lieu de le recopier ?

Oui, Codot lit les photos. Lors de sa première réunion, Joan a reçu le calendrier imprimé des séances ordinaires et des ateliers budgétaires des six prochains mois. Elle le prend en photo et dit « Ajoute ces réunions à mon agenda. » Codot lit les dates et ajoute chaque séance et chaque atelier comme événement de calendrier.

Vos notes sont-elles le procès-verbal officiel ?

Non. Vos notes sont un outil personnel ; le procès-verbal officiel vient du secrétariat de mairie, selon la loi sur les séances publiques de votre État. Au Texas, le procès-verbal doit « state the subject of each deliberation » (indiquer l'objet de chaque délibération) et « indicate each vote, order, decision, or other action taken » (mentionner chaque vote, arrêté, décision ou autre mesure prise) (§551.021(b)). Les autres États fixent leurs propres règles sur le contenu des procès-verbaux et leur approbation.

Suivez donc la procédure du secrétariat, signalez les corrections quand le procès-verbal est soumis à approbation, et ne considérez pas un résumé sur votre téléphone comme le document officiel. Demandez à l'avocat de la ville comment votre État traite les notes personnelles d'un élu sur les affaires publiques.

Quelle est la meilleure application de compte rendu pour un élu : Codot, Otter, Fireflies ou le récapitulatif Teams ?

Utilisez Codot quand les promesses faites en réunion doivent être suivies jusqu'au bout. Il est conçu pour ce qui se passe après la réunion : votre résumé dicté devient une note, des tâches datées, des notes sur vos contacts et des rappels. Otter, Fireflies et le récapitulatif Teams écoutent la réunion elle-même et produisent une transcription et un résumé IA.

Sources : tarifs Otter, tarifs Fireflies, Microsoft Learn.

Voici comment nous choisirions. Si votre problème, ce sont les promesses qui quittent la salle avec vous, commencez par Codot. Si vous voulez aussi une transcription intégrale, ajoutez un enregistreur ; au Texas, la loi dit qu'une personne présente « may record all or any part of an open meeting » (peut enregistrer tout ou partie d'une séance publique) (§551.023). Si votre conseil se réunit sur Teams et que votre ville paie déjà Premium ou Copilot, le récapitulatif couvre la partie transcription. Beaucoup d'élus utiliseraient les deux : un enregistreur pour la trace, et Codot pour la liste de qui doit quoi. Codot gère les relances ; le procès-verbal du secrétariat reste le document officiel, et les tâches restent sur votre propre liste jusqu'à ce que vous les transmettiez aux services.

Pour aller plus loin sur les notes vocales : transformer des notes vocales en texte sur iPhone, noter ses idées avant de les oublier et notes de dossier et synthèses hebdomadaires pour avocats.

Comment tout mettre en place avant votre prochaine réunion ?

1. Installez Codot sur votre iPhone depuis l'App Store et connectez Google Agenda ou le Calendrier Apple.
2. Après la réunion, avant de démarrer, dictez le résumé : d'abord les décisions, puis chaque action sous la forme qui, quoi, pour quand.
3. Ajoutez chaque chef de service avec qui vous travaillez comme contact, avec ce qu'il vous doit.
4. Créez le point hebdomadaire : « Chaque vendredi à 15 h, liste les actions encore ouvertes des notes de réunion de la semaine, avec qui les doit et la date d'échéance. »
5. Pour chaque échéance de subvention ou de dépôt, programmez deux rappels d'un coup : deux semaines avant et deux jours avant.

Les nouveaux comptes reçoivent 7 jours de Codot Max gratuits, de quoi couvrir une réunion et la semaine de relances qui suit. À la fin de l'essai, vous revenez à l'offre gratuite sans être débité.

L'offre gratuite couvre les notes, les tâches, les événements de calendrier, les contacts avec notes et la saisie vocale. Les rappels à heure fixe et récurrents, le briefing quotidien (préparé chaque matin à 7 h), les automatisations programmées comme la liste du vendredi et l'assistant e-mail nécessitent Codot Max à 12,99 € par mois ou 99,99 € par an, avec 20 fois l'usage de l'offre gratuite. Le briefing quotidien et l'assistant e-mail sont réservés à l'iPhone.

FAQ

Quelle est la meilleure application de compte rendu pour un élu d'une petite commune ?

Pour les relances, Codot transforme un résumé dicté en note avec décisions, actions et tâches datées dans son offre gratuite. Pour une transcription, Otter ou Fireflies enregistrent la réunion, avec des offres gratuites et des offres payantes d'environ $8 à $18 par mois en novembre 2026.

Existe-t-il une application de compte rendu de réunion gratuite ?

Otter Basic (300 minutes de transcription par mois) et Fireflies Free enregistrent tous deux les réunions gratuitement. L'offre gratuite de Codot enregistre les résumés dictés sous forme de notes structurées avec tâches, sans enregistrement audio.

Quelle est la meilleure application de compte rendu pour Teams ?

Le récapitulatif intelligent de Microsoft Teams crée des notes IA et des tâches suggérées après une réunion Teams ; il nécessite une licence Teams Premium ou Microsoft Copilot et la transcription activée.

Comment suivre les actions après un conseil municipal ?

Dictez à Codot un résumé de deux minutes après la réunion, chaque action sous la forme qui, quoi et pour quand. Codot en fait une note plus une tâche datée par relance, et une routine du vendredi avec Codot Max liste tout ce qui reste ouvert.

Les notes personnelles d'un élu sont-elles le procès-verbal officiel ?

Non. Le procès-verbal officiel est tenu par le secrétariat de mairie selon la loi de l'État, par exemple le §551.021 du Texas Government Code. Suivez la procédure du secrétariat.

Si vous voulez que les promesses de la réunion de mardi soir soient sur une liste avant même d'arriver à votre voiture, téléchargez Codot sur l'App Store.